Office Management | Site Coordinator
Our client is a global investment bank specializing in M&A advisory services, advising both sellers and buyers of companies worldwide. The firm primarily supports leading private equity groups, large multinational corporations, and privately held companies on sell-side and acquisition transactions. With more than 500 professionals across offices in the United States and Europe, it operates an established international advisory platform.
Profile
- Abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine vergleichbare Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung (einschließlich Militärdienst); 3–5 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Sekretariat, Workplace Services, idealerweise in der Finanzdienstleistungsbranche.
- Uneingeschränkte Arbeitserlaubnis für Deutschland (keine Visumssponsoring-Unterstützung erforderlich).
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team.
- Eigenständige, proaktive Arbeitsweise gepaart mit hoher Teamorientierung und der Fähigkeit, belastbare Netzwerke aufzubauen und Einfluss zu nehmen.
- Neugierige, lösungsorientierte Denkweise mit dem Anspruch, Innovationspotenziale zu erkennen und aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen.
Tasks
Operations & Maintenance
- Occupant Services: Du sorgst dafür, dass unser Büro jederzeit optimal ausgestattet ist, und entwickelst unsere Services kontinuierlich weiter, um ein erstklassiges Arbeitsumfeld zu schaffen. Dazu gehören unter anderem die Organisation von Büromaterialien, leichte Instandhaltungsaufgaben, das Versandmanagement sowie die Verwaltung von Zutrittskarten.
- Hospitality Services: Als erste Ansprechperson für unsere Gäste repräsentierst du unser Unternehmen mit Professionalität und Herzlichkeit. Du koordinierst Meetings und Veranstaltungen, kümmerst dich um Catering, stellst die Versorgung in Café- und Teebereichen sicher und gewährleistest jederzeit ein einladendes, professionelles Erscheinungsbild des Büros.
- Utility Management: Du übernimmst Verantwortung für die Wartung und Instandhaltung unserer Räumlichkeiten und technischen Ausstattung und stellst einen reibungslosen Betrieb sicher.
- Space Coordination: Mit einem Blick für Effizienz und Zusammenarbeit optimierst du unsere Flächennutzung und koordinierst Sitzplatzvergaben, damit alle Mitarbeitenden bestmöglich arbeiten können.
- Resource Management: Du steuerst souverän das Bestandsmanagement von Büro- und Hospitality-Materialien, organisierst Nachbestellungen und bearbeitest Lieferantenrechnungen zuverlässig und strukturiert.
Risk Management
- Als Standortverantwortliche*r für Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitssicherheit sowie für Sicherheits- und Notfallmanagement trägst du maßgeblich dazu bei, ein sicheres und regelkonformes Arbeitsumfeld für alle zu gewährleisten.
Benefit
Warum diese Rolle
In dieser Position gestaltest du aktiv das Arbeitsumfeld und prägst damit die tägliche Experience aller Mitarbeitenden. Du übernimmst Verantwortung, bringst eigene Ideen ein und siehst unmittelbar den Impact deiner Arbeit. Die Rolle verbindet Eigenständigkeit mit enger Zusammenarbeit in einem internationalen, professionellen Umfeld, in dem Qualität, Serviceorientierung und kontinuierliche Verbesserung geschätzt werden.
Gleichzeitig bietet dir die Position vielseitige Entwicklungsmöglichkeiten: Du baust dir ein starkes internes Netzwerk auf, stärkst deine Kompetenzen in Organisation, Stakeholder-Management und Prozessoptimierung und übernimmst Verantwortung für zentrale Themen wie Sicherheit und Standortmanagement. Wenn du gestalten statt verwalten möchtest und mit deiner Arbeit wirklich etwas bewegen willst, findest du hier die ideale Plattform.
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